Электронная счет-фактура. Инструкция по регистрации ИС ЭСФ, настройке и работе с порталом.
Электронный счет-фактура (ЭСФ) — это счет-фактура, выписанный в электронном виде посредством информационной системой ЭСФ и соответствующий требованиям норм налогового законодательства и Правилам документооборота ЭСФ.
ЭСФ выписывается по законодательно утвержденной форме и заверяется электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного лица поставщика. Оригиналом (подлинником) ЭСФ является электронный документ, содержащийся в системе ИС ЭСФ. При этом ЭСФ может иметь копии на бумажном носителе или в электронном виде.
Процесс выписки электронного-счета фактуры можно представить следующим образом:
Поставщик заполняет документ в соответствии с Правилами документооборота ЭСФ в приложениях ИС ЭСФ или в своей учетной системе (если она интегрирована с ИС ЭСФ).
Уполномоченное лицо предприятия заверяет документ электронной цифровой подписью и направляет электронный документ в систему ИС ЭСФ.
ИС ЭСФ выполняет регламентированные проверки документа: форматно-логический контроль показателей ЭСФ, проверку регистрационных данных поставщика и получателя, действительность электронной цифровой подписи поставщика и др.
Если ошибок в документе не выявлено, электронный документ регистрируется в системе ИС ЭСФ и направляется получателю. Документ, прошедший регистрацию в ИС ЭСФ, является электронным счетом-фактурой.
Если в документе выявлены ошибки, регистрация документа в системе и его отправка покупателю не производятся.
При регистрации электронного счета-фактуры в ИС ЭСФ, ему присваивается уникальный регистрационный номер. Наличие регистрационного номера является одним из признаков выписки счета-фактуры в электронном виде.
Получатель счета-фактуры вправе отнести НДС в зачет на основе электронного счета-фактуры с учетом требований налогового законодательства, установленных статьями 256 и 263 НК РК. В случае если счет-фактура выписан как на бумажном носителе, так и в электронном виде, то в соответствии с пунктом 3 правил документооборота ЭСФ основанием для отнесения в зачет НДС получателем товаров, работ, услуг является счет-фактура, выписанный в электронном виде.
Система ИС ЭСФ
Для доступа в систему ИС ЭСФ пользователь может использовать:
Web-приложение ИС ЭСФ (портал ИС ЭСФ).
Offline-приложение ИС ЭСФ (может быть установлено по ссылке, приведенной на стартовой странице портала ИС ЭСФ).
Функции учетной системы, интегрированной с ИС ЭСФ.
Регистрация налогоплательщика в качестве участника ИС ЭСФ производится руководителем предприятия на портале ИС ЭСФ. В процессе регистрации руководителем предприятия заключается Соглашение о пользовании системой ИС ЭСФ. Соглашение заверяется электронной цифровой подписью руководителя предприятия. Заключение Соглашения не накладывает на предприятие обязанность выписки счетов-фактур исключительно в электронном виде.
Для аутентификации в системе и заверения электронных документов в ИС ЭСФ используются ключи Национального удостоверяющего центра (НУЦ РК).
Ключи Национального удостоверяющего центра можно получить в Центрах обслуживания населения. Более подробная информация о процедурах получения ключей НУЦ РК приведена на портале Национального удостоверяющего центра:
Получение ключей физического лица.
Получение ключей юридического лица.
Особенности выписки счетов-фактур в электронном виде
В отличие от бумажного счета-фактуры, и электронный документ имеет утвержденную форму и установленные правила заполнения.
Форма ЭСФ структурирована и состоит из 10 разделов. Часть данных, предусмотренных формой электронного счета-фактуры, является необязательной для заполнения и носит информативный характер. Разделы формы, заполнение которых не требуется правилами выписки ЭСФ и не заполненные поставщиком могут быть исключены из формы ЭСФ.
Кроме стандартных сведений, определенных статьей 263 НК РК, в электронном счете-фактуре указываются:
Дата совершения оборота по реализации.
Платежные реквизиты для Государственного учреждения (если счет-фактура выписывается в адрес государственных учреждений).
Номер заявления о ввозе товаров (при реализации ТМЗ, импортированных из стран Таможенного союза).
Для корректировки ранее направленного ЭСФ, например, в случае выявления ошибки, поставщик вправе выписать исправленный счет-фактуру. При выписке ЭСФ с видом «Исправленный», исходный ошибочный счет-фактура аннулируется в системе.
При выписке счетов-фактур в электронном виде (кроме дополнительных, исправленных, и отозванных) подтверждение ЭСФ получателем не требуется.
При выписке исправленных и дополнительных ЭСФ, а так же отзыве и аннулировании ЭСФ, требуется подтверждение операции корректировки со стороны получателя. Срок подтверждения в настоящее время законодательно не установлен.